Wyzwaniem staje się zarządzanie procesami zakupowymi, tak aby mieć surowce do produkcji, a jednocześnie nie zmniejszać wskaźników rotacji magazynu. Odpowiedzią na to wyzwanie jest wiedza – wiedza i świadomość dotycząca zarówno wewnętrznego zapotrzebowania, jak również sytuacji w całym łańcuchu dostaw – oraz możliwość zarządzania zmianą.
Bodaj w każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym występuje proces zakupowy, w niektórych jest on bardziej, w innych mniej skompilowany. Oczywiście wpływ na ten poziom złożoności ma zestawienie komponentów (BOM) wykorzystywanych do wytworzenia określonego wyrobu gotowego. Same „zakupy” czy „proces zakupowy” nie mają swojej jednoznacznej definicji. Określeniem tym opisywany jest zbiór działań, którego celem jest pozyskanie surowców, komponentów, materiałów czy usług niezbędnych do zapewnienia ciągłości działalności przedsiębiorstwa, mającego na celu sprzedaż określonej grupy wyrobów.
W przypadku tych mniej skomplikowanych procesów zakupowych ich planowanie może odbywać się z użyciem gotowych systemów dostępnych na rynku, np. rozwiązań klasy ERP czy pomocniczo arkuszy kalkulacyjnych. Nie ma bowiem sensu inwestować w dodatkowe systemy, jeżeli przedsiębiorstwo kupuje kilkanaście surowców od łącznie kilku dostawców, a lead time dla tychże komponentów jest znany i stały.
Wyzwanie pojawia się w przypadku bardziej skomplikowanego łańcucha dostaw oraz rozbudowanego zestawienia komponentów dla wyrobu gotowego. Wyobraźmy sobie, że do wyprodukowania jednego wyrobu gotowego potrzebujemy setki materiałów dostarczanych przez 200-400 lub więcej dostawców, gdzie każdy z tychże materiałów posiada inny lead time oraz inną lokalizację wytwarzania. Dołóżmy do tego jeszcze sytuację, w której jeden komponent może być dostarczany przez więcej niż jednego dostawcę. Kolejno umiejscowmy całość w niepewnej sytuacji. Wówczas wspomniane rozwiązania (czyt. ERP i Excel) przestają być wystarczające. Chyba że ktoś lubi codziennie czytać tysiące komunikatów generowanych przez MRP 😉
Obecnie rynek rowerowy zmuszony jest do działania w niezwykle wymagającym otoczeniu, na co wpływ miało wiele czynników: pandemia, inflacja, wojna w Ukrainie, wzrost cen energii, zawirowania na rynku producentów stali… Jak w wywiadzie dla Business Insider we wrześniu 2022 roku mówił prezes jednego z najprężniej rozwijających się i największych producentów rowerów na rynku polskim i w rejonie CEE, tj. firmy KROSS „W nadchodzącej dekadzie prawdopodobnie nie będzie już łatwych lat”.
Prognozy dla rynku indywidualnego na początku bieżącego sezonu były niezwykle optymistyczne (planowany zakup roweru przez co trzeciego Polaka*), jednak rynek hurtowy niestety zalicza recesję**. „Szefowie firm, które kupują od nas rowery hurtowo, redukują swoje magazyny – wybierają gotówkę, a nie magazyny pełne towarów.” – mówił we wspominanym już wywiadzie prezes KROSS. Jednocześnie zaznaczając, że „rok 2023 będzie bardzo trudny dla branży rowerowej i do takiego się szykujemy”.
Jednym z elementów tychże przygotowań było wdrożenie platformy planistycznej BiModal Planning, bazującej na funkcjonalnościach platformy IBM Planning Analytics konfigurowanej pod specyficzne wymagania przedsiębiorstwa. Zadaniem tej implementacji była optymalizacja magazynów oraz efektywne zarządzanie procesami zakupowymi. Z jednej strony kluczowe jest bowiem odpowiednie rotowanie magazynem, który został znacząco rozwinięty w poprzednich sezonach w związku z problematycznymi dostawami z rynku azjatyckiego. Z drugiej natomiast, elastyczne i efektywne podejście do zakupów bieżących, tak aby odpowiadać szybko i skutecznie na zapotrzebowanie klientów.
Największą wartością jest w takiej sytuacji wiedza – o tym, czym dysponują magazyny, o tym, jaki jest popyt i zamówienia, i w końcu o tym, czego i na kiedy będziemy potrzebować. Wydawać by się mogło, że jest to proste zadanie. Ale wróćmy kilka linijek wcześniej i przypomnijmy sobie o zróżnicowaniu komponentów i przemnóżmy to dodatkowo przez kilkaset modeli wyrobu gotowego. W tym momencie zadanie się komplikuje.
Platforma planistyczna BiModal Planning w module zakupowym używając jednego czy dwóch ekranów podaje wszystkie niezbędne dla planisty zakupowego informacje: wejścia i wyjścia magazynowe, planowane zakupy, a także sugestie dotyczące zwiększenia, zmniejszenia czy przesunięcia zamówień. Takie działanie pozwala na oszczędzenie około 40-50% czasu pracy, w wyniku natychmiastowego dostępu do skondensowanych danych, w ten sposób planista może się skupić na podejmowaniu decyzji.
Dzięki uruchomieniu modułu zakupowego platformy BiModal Planning dział zakupów zyskuje bieżącą wiedzę i świadomość na temat dostępności surowców, planowanych zakupów oraz ich optymalizacji. Dodatkowo system odblokowuje zasoby ludzkie, zmniejszając znacząco czas poświęcany na zbieranie danych oraz „przeklikiwanie” pomiędzy systemami, na rzecz analizy i podejmowania decyzji. Oba te elementy pozwalają na zwiększenie efektywności prowadzenia całościowych procesów planistycznych w ujęciu zarówno operacyjnym, jak i strategicznym.
* https://strefabiznesu.pl/ponowny-boom-na-rowery-co-trzeci-polak-planuje-zakup-roweru-w-2023-roku-ile-zamierzamy-wydac-na-nowy-sprzet/ar/c3-17446577
** https://businessinsider.com.pl/biznes/prezes-kross-rynek-skurczy-sie-o-25-proc-szykujemy-sie-na-huragan/szyl0rj
