Proces planowania sprzedaży (Sales Planning) jest niezwykle istotny z punktu widzenia każdego przedsiębiorstwa produkcyjnego, będąc jednym z najważniejszych elementów w procesie planowania produkcji (Production Planning). Jaka jednak jest rola planowania rodzinami produktów (Family Based Planning)?
Zacznijmy jednak od początku. Planowanie produkcji jest najważniejszą składową całego procesu zarządzania produkcją. Swym zakresem obejmuje całe spektrum działań – od określenia zapotrzebowania materiałowego, na dostawach produktu finalnego kończąc. Efektywna realizacja procesu planowania produkcji jest czynnikiem sukcesu przedsiębiorstwa, pozwalając na wzrost poziomu wskaźników efektywności produkcji.
Z kolei planowanie sprzedaży jest jedną z najistotniejszych składowych całego procesu sprzedaży. To właśnie sprzedaż generuje zyski, które są przecież najważniejsze dla każdego przedsiębiorstwa. Aby mogły powstać zyski, sprzedaż musi być efektywna a zasoby dobrze rozlokowane, co staje się możliwe między innymi dzięki planowaniu sprzedaży. Oczywiście istnieją określone schematy postępowania podczas tworzenia planu sprzedaży oraz szereg czynników, które należy wziąć pod uwagę tj. sytuacja na rynku, trendy makroekonomiczne, analiza historyczna czy analiza sezonowości. Dopiero na tej podstawie możliwe jest stworzenie dobrego planu.
Ale co jeśli nasze portfolio produktowe zawiera setki lub tysiące produktów? Oczywiście planowanie w krótkim okresie będzie bazowało na znanych już zamówieniach. Ale co z planowaniem średnio i długookresowym? Jak poprowadzić efektywnie ten – jakby nie patrzeć - skomplikowany proces?
Tutaj z pomocą przychodzi odpowiednia organizacja produktów, poprzez tworzenie rodzin wyrobów. Wówczas kilka lub kilkadziesiąt wyrobów jest częścią jednej rodziny, na podstawie określonych cech charakterystycznych (Attribute Based Planning). Kolejnym krokiem jest realizacja procesu planowania sprzedaży właśnie z użyciem rodzin produktów, zamiast pojedynczych wyrobów. Wówczas planowanie popytu odbywa się na podstawie pewnej konfiguracji produktu, prognozujemy wolumen sprzedażowy na poziomie rodziny, a dopiero w planowaniu operacyjnym uwzględnione zostaną konkretne zamówienia oparte o sprecyzowane BOMy.
Takie planowanie z użyciem rodzin produktów teoretycznie jest możliwe w systemach ERP, jednak jest to operacja niezmiernie skomplikowana. Większość (jeżeli to robi) wykorzystuje możliwości arkuszy kalkulacyjnych. Jednakże ich stabilność czy możliwości synchronizacji pozostawiają czasem wiele do życzenia.
Istnieje jeszcze inne rozwiązanie pozwalające na usprawnienie planowania sprzedaży w oparciu o większe zbiory – jest nim moduł platformy BiModal Planning. System ten bazuje na funkcjonalnościach IBM Planning Analytics, posiadając możliwość konfiguracji pod specyficzne wymagania przedsiębiorstwa i konkretnych procesów. Możliwe staje się dostosowanie całości narzędzia, jak również poszczególnych modułów, dzięki czemu rozwiązanie będzie maksymalnie spersonalizowane, w pełni odpowiadając na potrzeby planistów – włącznie z obecną możliwością komunikacji i integracji z innymi systemami dostępnymi w firmie.
BiModal Planning w module Sales pozwala na planowanie wolumenu sprzedaży na określony model, bez potrzeby definiowania ilości na poszczególne wyroby gotowe. Jest bardzo przydatne przy planowaniu średnio- i długookresowym, możemy bowiem stosunkowo dokładnie określić potrzeby na zasoby, materiały, komponenty. To z kolei pozwala na optymalne wykorzystywanie zasobów przedsiębiorstwa oraz obniżenie poziomu zapasów, a także lepszą dostępność towarów oraz szybsze reagowanie na zmiany rynkowe.
Skąd wiemy, co zamawiać? Platforma posiada szereg wskaźników oraz funkcjonalności, które pozwalają na efektywne przeliczenia dotyczące zamawianych ilości. Wspomnieć tutaj należy na przykład o funkcjonalności tzw. rozsmarowywania danych (z j. ang. Data Spread), która pozwala na automatyczne przeliczenia z poziomu rodzin (dane zagregowane) na pojedyncze produkty wchodzące w skład tej grupy, czy też o wskaźniku Take Ratio, czyli wskaźniku udziału procenta konkretnych produktów w całej grupie (obliczenie na podstawie danych historycznych albo przyszłych zamówień). Wskaźnik Take Ratio, jak można się domyśleć, jest wykorzystywany przez wspomnianą funkcjonalność Data Spread dzięki czemu tworzone w długim okresie szacunki będą uzasadnione z biznesowego punktu widzenia.
Dzięki temu wskaźnikowi („Ratio”), plan sprzedaży przenoszony jest na plany produkcji i zakupów. Bowiem w procesie planowania system bazuje na poziomie rodzin, a dopiero po zatwierdzeniu planu sprzedaży następuje dezagregacja. Nie należy jednak zapominać, iż wskaźnik „Ratio” jest dynamiczny – co oznacza, że może przyjmować zróżnicowane wartości w kolejnych okresach, a nawet w każdym tygodniu! Powodem tego jest fluktuacja rynku, a tym samym zachodzące zmiany wymagań – właśnie dlatego zapisanie tego wskaźnika na stałe byłoby potężnym błędem. Moduł platformy BiModal Planning przewiduje możliwość wykorzystania kilku wskaźników w zależności od używanych danych, np. historycznych danych dotyczących sprzedaży (historical ratio), aktualnego popytu (demand ratio) lub na podstawie wiedzy eksperckiej pracowników działu sprzedaży (manual ratio). Platforma pozwala na sterowanie użyciem tychże wskaźników w czasie lub proporcji, będąc elastyczną w stosunku do potrzeby biznesowej przedsiębiorstwa.
Wyzwania współczesnego rynku dostrzegła jedna z najprężniej rozwijających się marek rowerowych - firma KROSS S.A., która wykazując się innowacyjnością w obszarze planowania, zdecydowała się na implementację systemu oferowanego przez BiModal Solutions.
Wdrożenie całej platformy BiModal Planning obejmowało klika modułów, w tym między innymi moduł Sales Planning. Prowadzona implementacja miała na celu poprawę efektywności procesu planowania w związku z częstymi zmianami rynkowymi, chęcią poprawy dostępności towarów dla klientów oraz realizowanym ciągłym doskonaleniem wewnętrznych procesów, w tym także planowania sprzedaży.
