Na czym właściwie polega planowanie? Na tym, że bierze się pod uwagę różne czynniki i wybiera najlepsze między nimi proporcje. W dużym uproszczeniu: kiedy firma ma już wypracowaną strategię planowania, w gotowych równaniach wpisuje się zmienne i otrzymuje się odpowiedź. A jeśli stanie się coś niespodziewanego? Wtedy potrzeba pilnie stworzyć plan B! Ale i na to pionierzy biznesu znaleźli już rozwiązanie: scenariusze, czyli plany rezerwowe, przygotowane w razie nagłych zmian.
Takie przygotowanie na przysłowiowy wszelki wypadek może dla biznesu oznaczać dużo mniejsze straty albo wręcz decydować o przetrwaniu, bo w kryzysowych sytuacjach czas reakcji miewa ogromne znaczenie. Żeby później nie zastanawiać się, „co by było, gdyby”, warto zawczasu zadać sobie pytanie „a co, jeśli”. Do tego właśnie służy możliwość odgrywania scenariuszy w narzędziach do planowania.
Uwaga, ryzyko!
Projektowanie awaryjnych scenariuszy dotyczy oczywiście zdarzeń nieoczekiwanych, ale przewidywalnych i prawdopodobnych, a przede wszystkim takich o silnym wpływie na działanie przedsiębiorstwa. I to od zidentyfikowania tych czynników – punktów zapalnych, niosących duże ryzyko dla firmy, na które dobrze być przygotowanym – zaczyna się pracę. Później trzeba stworzyć 2-3 realistyczne scenariusze w oparciu o różne przypuszczenia i oszacować ich prawdopodobieństwo, opisać kilka (bardziej i mniej optymistycznych) wariantów rozwiązań dla każdego z nich, spisać i oszacować związane z nimi zagrożenia oraz wpływ sytuacji na kluczowe dla organizacji wskaźniki (koszty, stracona sprzedaż, zyskane szanse itp.). Na koniec tworzy się propozycję działań wraz z procesem decyzyjnym.
A o jakie rodzaje ryzyka może chodzić? Przeróżne – od czynników politycznych po typowo indywidualne: spowolnienie gospodarcze, wzrost inflacji, zmiany regulacji prawnych, podniesienie cen przez dostawcę, utrata kontrahenta, próba przejęcia przez konkurencję… Te, które będą największym wyzwaniem, a równocześnie są bardziej prawdopodobne niż inne, firma musi zidentyfikować sama.
Ale takie praktyki to nie tylko zabezpieczenie przed awariami. Przecież samo pytanie „co się stanie, jeśli…” jest bardziej uniwersalne! Dlatego równie istotną rolę scenariusze pełnią dla analityki na nich bazującej, która daje możliwość ewaluacji niektórych potencjalnych rezultatów strategii przed ostatecznym jej przyjęciem. Dzięki takiej pomocy w planowaniu można podejmować ryzykowne decyzje w sposób odpowiedzialny – a raczej: dokładnie obliczyć stopień ryzyka oraz prawdopodobne konsekwencje w pozytywnym i negatywnym wariancie, co określi widełki mieszczące przyszłe wyniki. Narzędzia przystosowane do takich planistycznych symulacji prezentują ich rezultaty w przejrzystej tabelce lub na wykresach.
Najlepszy przyjaciel planisty
Pozornie proces planowania, w formie takiej jak przedstawiona we wstępie, jest prosty, a tworzenie alternatywnych scenariuszy polega na podmienieniu niektórych danych. Jednak pełny model planistyczny jest zbyt skomplikowany, by zmieścić go w prostym równaniu, a tylko taki da wiarygodny wynik. Kompletny wzór to zazwyczaj setki zmiennych. Ilość danych niezbędnych do przeprowadzenia symulacji w zasadzie skreśla szanse na zastosowanie jakiegokolwiek półśrodka, jak na przykład arkusz kalkulacyjny. Najlepszą inwestycją jest dobra platforma planistyczna, która zawiera opcję tworzenia symulacji i scenariuszy. Wtedy wiele rzeczy dzieje się samoistnie, a równocześnie model jest w pełni zgodny z potrzebami danej firmy.
Scenariusze dobre na wszystko
Taka analiza oparta na scenariuszach daje możliwość przetestowania nowych pomysłów i sprawdzenia ich efektów bez ponoszenia realnych konsekwencji. To także szansa na sformułowanie strategii rozwoju lub przeprowadzenie analizy rentowności w celu na przykład optymalizacji cen, kanałów sprzedaży czy strategii marketingowej. Natomiast sama praca nad takim modelem to okazja do uważnego przyjrzenia się swojemu biznesowi i jego lepszego zrozumienia, a co za tym idzie – do usprawnienia pracy firmy. Taki dogłębny wgląd w strukturę procesów może bowiem służyć nie tylko uchwyceniu powiązań i zależności pomiędzy wynikiem firmy a czynnikami, które na niego wpływają, by potem oddać je w modelu planistycznym. Może on także być motywacją do uporządkowania oraz optymalizacji działań przedsiębiorstwa: uproszczenia niepotrzebnie skomplikowanych i usunięcia zbędnych elementów procesów.
Im podstawy modelu planistycznego lepiej dopracowane, przejrzystsze i spójniejsze, tym scenariusze lepiej będą oddawać rzeczywistość. Choć to mechanizmy niełatwe do zrozumienia i nauczenia się, jednak zdecydowanie warte są czasu, który trzeba na to poświęcić. Opanowanie procesów planowania i tworzenia scenariuszy gwarantuje bowiem dużo większy spokój i porządek, a te, jak wiadomo, przy prowadzeniu firmy są bezcenne.
