Szacuje się, że ponad 750 milionów ludzi używa Excela. Ta popularność nie jest przypadkowa, to świetne, przydatne narzędzie, ale nie zawsze wystarczające. Świadczą o tym choćby badania dotyczące błędów popełnianych w arkuszach kalkulacyjnych. Kiedy nie mają one większego wpływu na całość obliczeń, oczywiście bywają kłopotliwe, ale raczej nie są bardzo szkodliwe. Jeśli jednak ostateczny wynik, dotyczący przykładowo procesu planowania sprzedaży i operacji (S&OP) w dużej firmie produkcyjnej, różni się od prawidłowego o ponad 100 milionów dolarów, trudno przejść nad tym do porządku dziennego. To przecież gotowy kryzys przedsiębiorstwa. Jak więc zmniejszyć ryzyko błędów, przygotowując rzetelne plany i odpowiednie strategie, by osiągnąć wysokie wyniki sprzedaży? W takich sytuacjach z odsieczą przychodzi platforma planistyczna.
Błędy w arkuszach obliczeniowych są na tyle powszechne, że stały się nawet obiektem badań. Tematem zainteresowali się amerykańscy naukowcy Stephen G. Powell, Kenneth R. Baker i Barry Lawson z Tuck School of Business at Dartmouth, którzy od lat zajmują się arkuszami kalkulacyjnymi w ramach projektu The Spreadsheet Engineering Research Project. Jedno z ich badań dotyczyło wpływu błędów na całkowite wyniki obliczeń w tego typu plikach i to tam właśnie pada tytułowa liczba. W 25 arkuszach pięciu różnych organizacji znaleziono 117 błędów. Po ich przeanalizowaniu okazało się, że jedynie 40% nie miało znaczącego wpływu na ostateczny wynik obliczeń, za to te istotne zmieniały go nieraz o niebotyczne sumy, sięgające nawet 100 milionów dolarów. Warto zauważyć, że 9 z 25 arkuszy (36%) było bezbłędnych – to wyraźny znak, że przy odpowiedniej staranności da się wyeliminować wszystkie pomyłki, jednak nie jest to proste. Trzeba bowiem pamiętać, że badane dokumenty były sprawdzonymi już narzędziami, stosowanymi w organizacji dłuższy czas, a więc też wielokrotnie poprawianymi i dopracowanymi (było to jedno z kryteriów doboru plików), a wciąż w niektórych odnaleziono poważne niedopatrzenia.
1% – tylko czy aż?
Opierając się na dotychczasowych publikacjach na ten temat, Powell, Baker i Lowson wyliczyli również, że średnio ok. 1% wszystkich komórek zawierających formuły ma w sobie błąd. Brzmi to niegroźnie, ale trzeba pamiętać, że drobna pomyłka może powodować efekt lawinowy, kumulując i wywołując następne. Co więcej, gdy podczas wcześniejszych badań innych naukowców uczestnicy tworzyli nowe modele, wskaźnik błędów wahał się już między 2% a 17%.
Problem błędów w arkuszach obliczeniowych okazał się na tyle istotny, że powstała specjalna organizacja poświęcona temu zagadnieniu: The European Spreadsheet Risks Interest Group(EUSPRIG). Na swojej stronie umieszcza nie tylko badania i dobre praktyki, ale też „horror stories” – prawdziwe historie błędów w arkuszach kalkulacyjnych, które spowodowały poważne konsekwencje. Można tam przeczytać m.in. o nieprawidłowych obliczeniach w opublikowanych badaniach naukowych z dziedziny ekonomii, których rzeczywiste wyniki burzą kontrowersyjną tezę artykułu (przyczyna: ominięcie kilku komórek z zakresu); o szkole, która straciła 30 tysięcy funtów ze względu na niedoszacowanie budżetu (przyczyna: wpisanie do arkusza niektórych liczb jako tekstu), albo o nadsprzedaży 10 tysięcy biletów na zawody Igrzysk Olimpijskich w Londynie (przyczyna: podanie złej liczby w arkuszu).
Królestwo Excela
Tymczasem z analiz BiModal Solutions wynika, że prawie wszystkie polskie przedsiębiorstwa korzystają z Excela do analizy zebranych danych, na których to opracowaniach opierają planowanie dalszych działań firmy. Nie jest to domena jedynie naszego kraju – już w poprzedniej dekadzie Conrad Carlberg wydał Excel Sales Forecasting for Dummies, co dowodzi, że to nie tyle najlepsze, co najszerzej dostępne narzędzie do takich operacji. Microsoft oczywiście nie mógł zignorować potrzeb użytkowników, w programie umieszczono więc kilka narzędzi prognostycznych. To jednak za mało, by usatysfakcjonować bardziej wymagających planistów, zwłaszcza że kilka prostych funkcji, podstawowych dla narzędzi S&OP, a niedostępnych w Excelu, rozwiązuje wiele problemów.
Jedną z tych opcji jest połączenie aplikacji z systemami przedsiębiorstwa – dane są przekazywane bezpośrednio, dzięki czemu żaden pracownik nie musi ich przepisywać, tracąc czas i ryzykując popełnienie błędu. Takie aplikacje zazwyczaj posiadają także funkcję samodzielnej aktualizacji danych
i wszystkich związanych z nimi obliczeń oraz tworzenia kilku wariantów planów wraz z ilustrującymi je wykresami. Wszyscy użytkownicy mają dostęp do tych samych danych i widzą wprowadzane zmiany natychmiast – nie ma więc obaw, że pracuje się na nieaktualnej wersji pliku.
Excel na start
Specjalistyczna aplikacja to oczywiście inwestycja, która małym firmom o nieskomplikowanej strukturze ma prawo się nie opłacać. Kiedy warto zacząć rozważać wprowadzenie bardziej zaawansowanych rozwiązań, wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem i planowanie jego rozwoju? To w dużej mierze kwestia indywidualna, zależna od aktualnych działań, konkretnych potrzeb i struktur firmy. Warto wziąć pod uwagę kilka głównych czynników. Korzystanie z Excela jest czasochłonne – z powodu zarówno regularnego reorganizowania arkusza, które jest niezbędne w każdej rozwijającej się firmie, jak i konieczności wprowadzania danych ręcznie. Problemem jest także perspektywa czasowa – o ile miesięczne plany stosunkowo łatwo rozpisać, połączenie ich w plan roczny okazuje się dużo bardziej skomplikowane. Poza tym szybko problematyczna staje się mnogość wersji, które funkcjonują równolegle, niezależnie od siebie, co przy większej liczbie pracowników musi powodować zamieszanie i pomyłki.
Excel ma jednak nie tylko wady: podstawową zaletą tego programu jest jego prostota i elastyczność, pozwalające na wiele zmian, które na początku działalności są nieuniknione, bo firma dopracowuje jeszcze swoje procesy planowania, ale i dobre, bo pozwalają dokładnie rozpoznać oczekiwania oraz znaleźć najwygodniejszą dla siebie formę zbierania i analizy danych. To jak nauka pierwszych kroków – jest niezbędna, żeby sprawnie chodzić, ale gdy jesteśmy gotowi biegać, stary system bardziej przeszkadza niż pomaga.Potwierdzają to statystyki Business Application Research Center, według których bardzo albo częściowo niezadowolonych jest 24% użytkowników Excela i 5% korzystających z IBM Planning Analytics, podczas gdy odsetek bardzo usatysfakcjonowanych wynosi odpowiednio 16% i 49% (w obu przypadkach umiarkowane zadowolenie wyraziło 35% badanych).
Nie ERP i nie każdy system do planowania
Dlaczego ludzie uciekają od tego, co dobre?Bo okazuje się wcale nie tak dobre, jak się wydawało. Użytkownicy odchodzą od tego, co nie spełnia ich oczekiwań. Dlatego kiedy zaczynają korzystać z platformy planistycznej lub ERP, który na jakimś etapie się nie sprawdza, omijają go: zbierają dane z systemu, obliczają to, czego potrzebują, po czym wprowadzają rekomendacje i polecenia, zastępując te wyliczone przez narzędzie. Według analiz Demand Driven Institute w latach 2011-2014 taki mechanizm stosowało aż 95% z 500 przebadanych firm, a 70% w zaawansowanym stopniu. Carol Ptak i Chad Smith, autorzy Demand Driven Material Requirements Planning, dopatrują się powodów takiego stanu również w tym, że ścisłe trzymanie się przyjętych reguł i akceptacja wszystkich rekomendacji byłyby bardzo ograniczające dla kariery danego pracownika. Poza tym zauważają, że na przykład planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP) jest bardzo zmienne – dziś zaakceptowane rekomendacje jutro musiałyby być wycofywane – dlatego ludzie modyfikują je według własnych kalkulacji.
A z czego do obejścia takiego niepraktycznego narzędzia korzystają? Z tego, co znane, sprawdzone, proste i uniwersalne – właśnie z arkuszy kalkulacyjnych! I znów wracamy do punktu, w którym pojawiają się wszystkie problemy związane z tym trybem pracy.
To jednak nie jest sytuacja bez wyjścia – wystarczy uważnie przemyśleć swoje potrzeby i przejrzeć ofertę dostępnych produktów, by odpowiednio dobrać narzędzie do oczekiwań firmy. Co wziąć pod uwagę?
Jak wybrać dobrą platformę planistyczną?
W ramach podsumowania warto wymienić niezbędne cechy dobrego narzędzia planistycznego.
Z perspektywy planowania najważniejsza jest oczywiście możliwość modelowania całego łańcucha i przeprowadzania symulacji. Kluczowa jest również integracja aplikacji z systemami przedsiębiorstwa, ponieważ umożliwia ona łatwe sprawdzenie sytuacji bieżącej i stanu realizacji założeń w każdym momencie i dla różnych okresów, zarówno poszczególnych działów, jak i całościowo. Powiązana z tym funkcja to dostęp wszystkich pracowników do tych samych, aktualnych informacji, pozwalający im zawsze pracować na bieżących danych. Praktycznym narzędziem jest też monitoring, który alarmuje o aktualnych lub przewidywanych problemach z realizacją planu.
Takim rozwiązaniem jest IBM Planning Analytics, który umożliwia tworzenie paneli wprowadzania danych dla kilku wariantów planów, porównywanie ich wyników i przeprowadzanie nawet bardzo skomplikowanych kalkulacji. Wszystkie informacje przechowywane są w bazie danych z kontrolą dostępu i możliwością tworzenia kopii zapasowych. Dzięki temu rozwiązanie gwarantuje bezpieczeństwo, a technologia in-memory – wydajność.
Wszystkie formuły i transformacje danych są przechowywane w modelu, więc wszyscy użytkownicy korzystają z tej samej wersji planu i aktualnych informacji. Co więcej, platforma daje możliwość integracji z Excelem – w ten sposób użytkownik nie odczuwa zmiany oprogramowania, korzysta z ulepszonej i zintegrowanej z bazą danych wersji dotychczasowego programu, wzbogaconego o funkcje dodatku IBM Planning Analytics.
Dlaczego więc polscy przedsiębiorcy masowo korzystają z Excela, zamiast zainwestować w bardziej niezawodne narzędzie dedykowane procesom S&OP? Przede wszystkim z powodu – całe szczęście zanikającej już – nieświadomości, że takie platformy w ogóle istnieją. Długo dobrych rozwiązań do planowania po prostu nie było albo były one poza finansowym zasięgiem polskiego biznesu. Dziś coraz więcej firm odkrywa ich możliwości i decyduje się na wdrożenie platform planistycznych. Choć taki krok wymaga odwagi i zaufania do innowacji, jest wart przemyślenia. Alternatywą jest tworzenie skomplikowanych plików w Excelu. Można, ale czy warto?
